Een gestroomlijnde Teamleader implementatie voor The Grey Space in the Middle

Over The Grey Space in the Middle

The Grey Space in the Middle is een culturele hub in Den Haag. Het is een plek waar kunst, muziek, digitale cultuur, wetenschap en gastronomie samenkomen in een experimentele setting.

Overdag fungeert het als een broedplaats voor vernieuwende ideeën en tentoonstellingen, terwijl het 's avonds transformeert tot een bruisende ontmoetingsplek met performances en clubnachten.

Met de groei van hun organisatie en een toenemende stroom aan contacten en samenwerkingen, werd het voor The Grey Space essentieel om hun processen te optimaliseren. Ze zochten naar een efficiënte manier om klantgegevens en leads te beheren, inzicht te krijgen in hun salesfunnel en hun administratieve processen te stroomlijnen.


Inzicht in salesfunnel

Met de groei van hun organisatie en een toenemende stroom aan contacten en samenwerkingen, werd het voor The Grey Space essentieel om hun processen te optimaliseren.

Ze zochten naar een efficiënte manier om klantgegevens en leads te beheren, inzicht te krijgen in hun salesfunnel en hun administratieve processen te stroomlijnen.

 

Zij over dit project

"Dankzij de implementatie van Teamleader en de begeleiding van Weprocess hebben we nu meer grip op ons klantbeheer en salesprocessen.

De duidelijke pipelines en geautomatiseerde facturen en offertes besparen ons enorm veel tijd en geven ons het overzicht dat we nodig hebben om te groeien.

De gefaseerde aanpak en trainingen hebben ervoor gezorgd dat het hele team het systeem snel en effectief in gebruik kon nemen."

Van handmatig naar geautomatiseerd

Het was duidelijk dat een geavanceerd CRM-systeem zoals Teamleader de oplossing kon bieden. Daarom kozen ze voor een Teamleader Done for You-traject, waarbij wij zorgden voor de volledige inrichting en acceptatie van het systeem.

The Grey Space in the Middle merkte dat hun bestaande manier van werken te veel handmatige handelingen vereiste en onvoldoende overzicht bood. De belangrijkste knelpunten waren:

  • Automatisering van klantregistratie: Via het contactformulier op de website kwamen veel nieuwe aanvragen binnen, maar deze moesten handmatig worden verwerkt. Dit leidde tot vertragingen en een risico op gemiste kansen.
  • Overzicht in het salesproces: Ze wilden inzicht in welke fase een deal zich bevond, maar misten een duidelijke pipeline-structuur. Hierdoor was het moeilijk om prioriteiten te stellen en proactief te handelen.
  • Facturen en offertes in Excel: Facturen en offertes werden nog in Excel gemaakt, wat foutgevoelig en tijdrovend was. Ze wilden een oplossing waarbij deze documenten eenvoudig konden worden gegenereerd en verstuurd. Uiteraard inclusief logo!
  • Efficiënte samenwerking binnen het team: Met meerdere mensen die contact hadden met klanten en partners, was er behoefte aan een centraal systeem waarin alle communicatie en deals duidelijk werden bijgehouden.

Het was duidelijk dat een geavanceerd CRM-systeem zoals Teamleader de oplossing kon bieden. Daarom kozen ze voor een Teamleader Done for You-traject, waarbij wij zorgden voor de volledige inrichting en acceptatie van het systeem.

Onze aanpak

We hebben het implementatietraject bewust in twee fasen verdeeld om een soepele overgang en maximale adoptie te garanderen:

  1. Training voor het kernteam
    • We zijn gestart met een uitgebreide training voor het kernteam, zodat zij als eerste konden wennen aan de nieuwe manier van werken.
    • De focus lag op het automatiseren van de klantregistratie, het inrichten van pipelines en het standaardiseren van offertes en facturen.
    • We zorgden ervoor dat alle belangrijke workflows direct operationeel waren.
  2. Training voor het gehele team
    • Na twee weken hands-on werken met Teamleader hebben we een tweede training gegeven voor het hele team op locatie.
    • Tijdens deze sessie werden specifieke vragen en praktijkervaringen besproken, waardoor iedereen het systeem optimaal kon benutten.

Door deze aanpak had The Grey Space voldoende tijd om met het systeem te werken en vragen te verzamelen, wat resulteerde in een soepele implementatie zonder weerstand.

Het resultaat:
Grip op processen!

Dankzij de implementatie van Teamleader heeft The Grey Space in the Middle nu een efficiëntere manier van werken en meer grip op hun processen. De belangrijkste verbeteringen:

Automatische klantregistratie:

  • Leads worden nu automatisch als deal aangemaakt zodra een klant het contactformulier invult.
  • Contactpersonen en bedrijven worden direct toegevoegd aan het CRM, waardoor handmatig invoeren niet meer nodig is.

Meer overzicht en controle:

  • Dankzij de duidelijke salespipelines ziet het team in één oogopslag in welke fase een deal zich bevindt.
  • Hierdoor kunnen ze beter prioriteiten stellen en sneller schakelen bij potentiële samenwerkingen.

Gestroomlijnde administratie:

  • Facturen en offertes worden nu direct vanuit Teamleader gegenereerd met vooraf ingestelde sjablonen.
  • Dit bespaart tijd en verkleint de kans op fouten die eerder in Excel ontstonden.

Betere samenwerking binnen het team:

  • Alle klantinformatie en deals worden centraal beheerd, zodat iedereen altijd up-to-date is.
  • Dit voorkomt miscommunicatie en dubbele werkzaamheden.

Efficiëntere werkwijze en tijdsbesparing:

  • Door de geautomatiseerde processen houdt het team meer tijd over voor hun kernactiviteiten.
  • Dit zorgt voor een professionelere werkwijze en een betere ervaring voor hun klanten en partners.
"Door de implementatie van Teamleader heeft The Grey Space in the Middle een enorme stap gezet in het automatiseren en stroomlijnen van hun processen.

Van handmatige klantregistratie en losse Excel-bestanden naar een centraal, efficiënt CRM-systeem met geautomatiseerde workflows.

Dit project laat zien hoe de juiste tools en een doordachte aanpak zorgen voor meer overzicht, tijdsbesparing en een professionele werkwijze - waardoor The Grey Space zich volledig kan focussen op hun groei en creatieve missie."

Wij over het project

"De samenwerking met The Grey Space in the Middle was een mooi traject waarin we hun groeiende organisatie hebben geholpen met een efficiëntere manier van werken.

Door Teamleader slim in te richten en het team in fases te trainen, hebben we een soepele overgang kunnen realiseren. Het resultaat? Minder handmatige werkzaamheden, meer overzicht in hun processen en een CRM dat echt voor hen werkt.

Mooi om te zien hoe ze nu sneller kunnen schakelen en meer tijd overhouden voor hun creatieve en culturele initiatieven!"

Ben je benieuwd hoe wij jouw bedrijfsprocessen kunnen automatiseren en optimaliseren?

Neem contact met ons op en ontdek de mogelijkheden!

Onze andere cases

Een sprong vooruit voor Gladjakkers met een geautomatiseerde order- en voorraadflow

Het merk Gladjakkers staat voor meer dan alleen producten; het is een lifestyle. Met een compacte en kwalitatieve productlijn voor mannen, ontwikkeld door barbers en professionals, biedt Gladjakkers precies wat de moderne man nodig heeft.

Slimmer documentbeheer en dataverwerking met Trouvé

Met meer dan 20 jaar ervaring is Trouvé inmiddels gegroeid tot een toonaangevende leverancier van document capture, documentbeheer en workflowmanagement oplossingen.

Efficiënter werken met een integratie tussen Brincr-applicaties in Duitsland en Nederland

Deze internationale organisatie is een toonaangevende speler op het gebied van slimme en duurzame infrastructuuroplossingen. Met een sterke focus op innovatie helpt het bedrijf wereldwijd bij het ontwikkelen van efficiënte en milieuvriendelijke stedelijke en industriële omgevingen.

Teamleader ‘Done for You’traject voor Gilbert Isolatie

Gilbert isolatie – de betrouwbare partner in isolatie!Gilbert Isolatie is een isolatiebedrijf met een team wat bestaat uit professionals die altijd bezig zijn met de laatste trends omtrent isolatie.

Copyright © Weprocess 2024