Kennisbank

De menselijke kant van digitalisering: maak kennis met de ‘adoptiematrix’

Als je intern nieuwe systemen introduceert waarvan je verwacht dat je medewerkers het systeem zullen omarmen, is het wijs om van tevoren inzicht te krijgen in het ‘adoptieniveau’ van je medewerkers. Heb je een enthousiaste groep mensen die zich graag verdiept in nieuwe systemen? Of heb je een grote groep mensen die de verandering enorm moeilijk vinden?

Om het hele bedrijf goed te transformeren, werk ik vaak met een ‘adoptiematrix’. In deze matrix werken we met een drietal categorieën, die we in kaart brengen bij inventarisaties voordat we gaan implementeren en zelfs vaak voordat we een planning maken voor implementatie. Goede digitaliseringstrajecten vallen of staan met de adoptie van je personeel.

Op het gebied van adoptie van nieuwe software, systemen en tools kun je medewerkers vaak in 3 categorieën indelen:

1. Fast; de groep medewerkers die snel nieuwe software, manieren van werken en technieken adopteren en eigen maken.

2. Medior; de groep medewerkers die het enigszins begrijpen, maar die je moet vertellen ‘hoe het werkt’ en de software adopteren voor de zaken die voor hen belangrijk zijn.

3. Slow: de groep medewerkers die heel veel moeite hebben met veranderingen en digitaal werken. Deze groep kan nieuwe systemen zelfs bestempelen als ‘eng’ en zijn bang fouten te maken.

Vervolgens rekenen we dit terug naar een score die ergens ligt tussen de 1 – 10. Scoor je onder de 4 dan heb je weinig medewerkers die makkelijke nieuwe systemen adopteren. Scoor je tussen de 4 – 7 dan is het niveau qua adoptie redelijk en scoor je boven de 7 dan heb je gemiddeld veel medewerkers die nieuwe systemen sneller zullen adopteren.

Die score is natuurlijk leuk, maar niet genoeg. Je wilt immers dat je medewerkers de nieuwe systemen omarmen en er op de juiste manier mee gaan werken, zodat ze ook efficiënter kunnen gaan werken.

Nadat we de score helder hebben kunnen we goed bekijken welke zaken we in kunnen zetten om ervoor te zorgen dat de implementatie van het nieuwe systeem succesvol verloopt en welke zaken we extra aandacht moeten schenken. Denk hierbij aan het opzetten van een ‘key users’ groep die vooraan staat bij de implementatie, meedenkt en meedoet. Het opzetten van een buddyprogramma waarin de Fast en Medior medewerkers zorgdragen voor de ‘Slow’ groep, zodat zij zich gehoord voelen en hun vragen kunnen stellen bij iemand die zevertrouwen.

Dit gebeurt vaak in samenwerking met HR. Ben jij HR Professional en staat jouw organisatie op het punt om nieuwe systemen, tools of software te implementeren? Laat ons je meer vertellen over de adoptiematrix.

Lees ook.