Kennisbank

Drie veel voorkomende fouten die gemaakt worden bij het kiezen van nieuwe tooling of systemen

Je loopt als bedrijf vast in de huidige systemen en tools die je gebruikt in de bedrijfsvoering. Misschien werk je al meer dan tien jaar met dezelfde systemen. Maar, je merkt dat de huidige systemen niet meer voldoen aan de digitale wensen van nu. Kortom, je loopt vast en je wilt graag investeren in een nieuw systeem.

Hoe ga je te werk?

We zien en horen nog te vaak het volgende: “We deden een oproep op LinkedIn, nodigden vijf partijen uit en gingen akkoord met de partij die vertelde dat al onze wensen mogelijk waren en die goed in de prijs zat.” Vaak komen wij echter pas kijken op het moment dat het bedrijf toch muurvast loopt met de systemen die zij gebruiken in hun bedrijfsvoering. Vaak is er dan nog wel ‘wat’ mogelijk, maar zijn dit dure maatwerkoplossingen. Voor ons rest dan de vraag; is dit wel de juiste keuze geweest?

De gevolgen van het kiezen van een verkeerde tool of systeem?

  • Hogere IT kosten; Het kan wel gemaakt worden, maar wordt maatwerk, waarvoor jij als organisatie je portemonnee mag trekken. Voordat je het weet bevind je je in een web van maatwerkoplossingen, waarvan jij ook niet precies weet hoe ze in elkaar steken en die je veel geld kosten.
  • Beperking van de groei van je bedrijf; je had gehoopt op te kunnen schalen na de implementatie van deze nieuwe systemen. Echter, je loopt muurvast. De groei die je voor ogen had stagneert en je bent afhankelijk van de partij die het systeem onderhoudt. Het laatste wat je wilt is afhankelijk zijn van een derde partij die jouw omzet en bedrijfsgroei in de weg kan zitten. Zeker aangezien je dit zou kunnen voorkomen.
  • Verlies van klanten; Klanten die bepaalde eisen stellen aan jou als partij om hen te leveren kunnen afhaken als jij niet aan die wensen kan voldoen. Of, je kan wel aan die wensen voldoen, maar bent dan volledig afhankelijk van de partij die de software maakt of onderhoud.

Vaak resulteert dit in hoge kosten voor het maken van maatwerk en het onderhoud hiervan.
We selecteerden drie veel voorkomende fouten die gemaakt worden bij het kiezen van nieuwe tooling of systemen bij bedrijven.

  1. Geen heldere visie.
    Nieuwe systemen moeten met je mee kunnen groeien, anders loop je risico om na vijf jaar weer vast te lopen. Heb jij een heldere toekomstvisie? Waar staat jouw bedrijf over vijf jaar? Wil je als bedrijf volledig digitaal gaan werken of digitale orderinvoer vergroten? Een nieuw systeem kiezen zonder een visie op te stellen is als schieten met hagel. Je doet maar iets, maar weet eigenlijk niet goed waarom. Een visie helpt je namelijk om je randvoorwaarden goed op te stellen en deze te gebruiken om potentiele systemen te beoordelen.
  2. De processen zijn niet goed in kaart gebracht.
    Weet jij precies hoe je processen nu verlopen? En weet je ook precies welke stappen van die processen nu handmatig verlopen, problemen veroorzaken of foutgevoelig zijn? Alleen als je jouw processen helder hebt en weet welke punten sterk en zwak zijn, kun je goed inschatten of jouw nieuwe systeem deze processen goed kan waarborgen. Je wilt uiteraard niet dat je er na afloop achter komt dat bepaalde zaken niet in te regelen zijn, waardoor je blijft zitten met de stappen in processen die je graag anders zou willen insteken.
  3. De randvoorwaarden van de nieuwe tooling en/of systemen zijn niet bekend.
    Zonder randvoorwaarden kun je geen goede keuze maken voor een nieuw systeem. Randvoorwaarden geven jouw kaders aan. Het zijn voorwaarden die je in het nieuwe systeem moet kunnen. Een goed voorbeeld hierin is bijvoorbeeld het digitaal ondertekenen van documenten. Stel dat je alle offertes wilt laten ondertekenen door middel van eSigning, dan moet het systeem waar je voor kiest dat kunnen, of het moet gemakkelijk te koppelen zijn met een eSigning partner, zoals bijvoorbeeld DocuSign.

De wereld wordt digitaler en digitaler, waardoor je als bedrijf goed moet nadenken over de keuzes die je maakt in jouw digitale landschap. Helaas kan je je dan geen foute keuze meer permitteren.

Wil jij de keuze voor een verkeerd systeem voorkomen? We schreven een whitepaper over onze Primaire Analyse, die direct jouw digitale status weergeeft en advies hoe je jouw bedrijf beter kan digitaliseren en automatiseren. Vraag het whitepaper aan via deze link: https://airtable.com/shrWL5ZNOI4D4sRZ9

Lees ook.