0650283690 info@weprocess.nl
Selecteer een pagina

“Efficiënter werken en de digitale omzet verhogen door het gebruik van de juiste systemen voor automatische orderinvoer.”

In het kort

Naam: Cemex Trescon
Wat: Efficient werken door geautomatiseerde orderinvoer.

WEPROCESS bekeek samen met Cemex Trescon de mogelijkheden tot het digitaliseren en automatiseren van de orderinvoer, bracht de juiste systemen in kaart en regelde de inrichting en start van deze nieuwe systemen. Een mooie case over digitalisering en automatisering in de groothandelsbranche

De uitdaging: waarom automatische orderinvoer?

Handmatige orderinvoer kost tijd, geld en is enorm foutgevoelig. Als je handmatige orderinvoer terug kan brengen, ben je sneller, kost een order minder tijd om in te voeren en verlaag je de kans op menselijke invoerfouten. 

De mogelijkheden om orderstromen te automatiseren zijn groot. EDI, UBL, PDF of CSV bestanden inlezen, klanten zelf bestellingen laten doen (via een bestelplatform of webshop) of hele mailboxen automatisch uit laten lezen. Waar start je met automatiseren? Wat is het bestelgedrag van de klant? En, welke partijen trek je aan om de automatisering te maken?

Cemex Trescon besloot in 2019 het ERP systeem van AFAS te implementeren. Om digitale orderstromen in te zetten analyseerde WEPROCESS de manier van bestellen van huidige en nieuwe klanten, om te bekijken welke systemen zouden passen bij deze wens. 

 

“Januari 2020 vertelde ik alles over deze case tijdens de Webwinkel Vakdagen 2020 in de Jaarbeurs, Utrecht. Je kunt de presentatie terugzien op mijn LinkedIn pagina en via mijn Slideshare.”

De analyse

Op welke manieren bestellen klanten bij je? Welke systemen gebruiken zij? Belt een klant omdat ze een moeilijk bestelsysteem zelf hebben? Bestelt een klant via de webshop? Sturen zij een PDF file op die uit hun eigen inkoopsysteem is gekomen? Of willen ze enkel communiceren middels EDI *Electronic Data Interchange? 

Bij Cemex Trescon bestelde al redelijk wat klanten via EDI en de webshop. Een veel voorkomend probleem was echter dat ook veel klanten een PDF file opstuurde die bij hen uit het inkoopsysteem kwam. Het is voor hen dubbel werk om deze vervolgens in een webshop in te voeren. Als je PDF files niet digitaliseert, ga je hier nooit een automatische orderstroom van kunnen maken. 

De EDI orders werden verzonden vanuit het oude ERP systeem en dus moesten we op zoek naar een oplossing voor het nieuwe ERP systeem (AFAS). 

 

De oplossing

Cemex Trescon had drie orderstromen die opnieuw ingericht moesten worden: Orders vanuit de webshop, via EDI en orders via PDF.

 De eerste orderstroom houden we zoals hij altijd is geweest. Voor EDI zijn we op zoek gegaan naar een tool die het uitwisselen van EDI berichten eenvoudig kon doen en die veel klanten uit ons bestand konden koppelen. Hierin bleek Transus de beste partner. 

Voor de PDF orders hebben we gekozen voor een tool van het bedrijf Trouve die het mogelijk maakt om PDF orders uit te lezen. 

Gevolg? Klanten kunnen nu uit een soort menu kiezen als ze hun orderstromen met Cemex Trescon automatisch willen laten verlopen. Daarnaast scheelt dit enorm veel tijd in vergelijking met het handmatig invoeren van orders. Hierdoor ben je sneller met het verwerken van orders, zul je minder (menselijke) invoerfouten krijgen en kun je meer orders per dag aan. De digitale omzet was in Q1 2020 het dubbele van Q1 2019. Digitaliseren hoeft niet moeilijk te zijn! 

 

Tijd en geld besparen & snelheid verhogen door automatisering?

Neem contact op voor een vrijblijvende kop koffie!