Een koppeling leggen gaat verder dan alleen een connectie maken

Denk aan een ERP-systeem voor voorraadbeheer, een CRM voor klantrelaties en een boekhoudpakket voor de financiële administratie.

Om efficiënter te werken, worden deze systemen vaak gekoppeld.

Op het eerste gezicht lijkt dit eenvoudig: de systemen moeten alleen ‘praten’ met elkaar. Maar in de praktijk blijkt dat een koppeling veel meer inhoudt dan simpelweg data van A naar B sturen.

De echte uitdaging zit in de inrichting van de koppeling, zoals datamapping, het omgaan met verschillende datastructuren en het waarborgen van de kwaliteit en interpretatie van gegevens.

Een succesvolle koppeling vraagt om een doordachte strategie. Het gaat niet alleen om de verbinding, maar om het correct verwerken, vertalen en beveiligen van data, zodat systemen écht met elkaar samenwerken. 

1. Datamapping: onmisbaar voor een goede koppeling

Elk systeem hanteert zijn eigen datastructuren, veldnamen en formaten. Wat in het ene systeem een ‘klantnummer’ is, heet in het andere systeem misschien ‘customer_id’. Soms gebruikt een systeem een volledig adres in één veld, terwijl een ander systeem dit opsplitst in straat, huisnummer en postcode.

Hier komt datamapping om de hoek kijken: het proces waarbij je bepaalt hoe velden en gegevens uit het ene systeem correct worden vertaald naar het andere systeem. Dit lijkt simpel, maar kan behoorlijk complex zijn, vooral als:

• Er verschillende datatypes worden gebruikt. Een datumveld in systeem A kan bijvoorbeeld een ander formaat hebben dan in systeem B.
• De ene database meer detail bevat dan de andere. Hoe ga je om met ontbrekende of overbodige gegevens?
• Gegevens anders worden geïnterpreteerd. In het ene systeem betekent ‘actief’ misschien ‘1’, terwijl in het andere systeem ‘ja’ wordt gebruikt.

Zonder een goede datamapping ontstaan er foutieve gegevens, dubbele records of zelfs systeemfouten. Daarom is een zorgvuldige inrichting van de koppeling belangrijk. 

2. Efficiënte processen: niet alleen techniek, maar ook logica

Een koppeling moet niet alleen data doorgeven, maar ook aansluiten op de manier waarop een organisatie werkt. Dat betekent dat het proces goed moet worden ingericht:

• Hoe worden gegevens verwerkt? Moeten ze realtime worden bijgewerkt of is een periodieke synchronisatie voldoende?
• Welke acties volgen op de data-uitwisseling? Denk aan het automatisch aanmaken van orders of het synchroniseren van voorraadniveaus.
• Wat gebeurt er bij fouten? Hoe worden incorrecte of ontbrekende gegevens opgevangen zonder dat de hele koppeling stilvalt?

Een koppeling zonder logische procesinrichting kan ervoor zorgen dat medewerkers alsnog handmatig moeten corrigeren, wat inefficiëntie en frustratie oplevert.

3. Datakwaliteit en -consistentie bewaken

Zonder duidelijke richtlijnen kan een koppeling leiden tot vervuilde data, zoals dubbele klantrecords, foutieve prijzen of ontbrekende informatie. Daarom is het belangrijk om datakwaliteit en -consistentie te waarborgen, bijvoorbeeld door:

• Validaties in te bouwen. Controleer of alle verplichte velden correct zijn ingevuld voordat data wordt doorgestuurd.
• Dubbele invoer te vermijden. Zorg ervoor dat klanten, orders of producten niet onnodig meerdere keren worden aangemaakt.
• Logging en monitoring. Houd bij welke gegevens worden gesynchroniseerd en signaleer direct als er afwijkingen zijn.

Een koppeling moet niet alleen data verplaatsen, maar ook helpen om deze up-to-date en betrouwbaar te houden. 

4. Beveiliging en compliance: voorkomen van risico’s

Zodra systemen worden gekoppeld, ontstaan er nieuwe risico’s, zoals ongeautoriseerde toegang of datalekken. Daarom moet je rekening houden met:

• Toegangsbeheer: Welke gebruikers en systemen mogen data inzien of wijzigen?
• Versleuteling: Wordt data veilig verzonden, vooral bij gevoelige informatie zoals klantgegevens?
• Wetgeving: Voldoet de koppeling aan de AVG en andere relevante richtlijnen?

Een koppeling die niet goed beveiligd is, kan een zwakke schakel worden in je IT-landschap.

5. Futureproof: koppelen met oog op groei

Wat vandaag een perfecte koppeling lijkt, kan morgen alweer verouderd zijn door software-updates, nieuwe systemen of veranderende bedrijfsprocessen. Daarom is het slim om koppelingen toekomstbestendig te maken door:

• Gebruik te maken van API’s in plaats van maatwerkoplossingen. API’s zijn flexibeler en beter gedocumenteerd.
• Een modulaire opzet te hanteren. Maak koppelingen die eenvoudig uit te breiden zijn zonder het hele systeem opnieuw te bouwen.
• Monitoring en onderhoud in te richten. Zorg voor inzicht in prestaties en fouten, zodat je snel kunt bijsturen.

Conclusie: een koppeling is een strategisch proces

Een koppeling leggen is geen kwestie van simpelweg twee systemen verbinden. Het is een strategisch proces waarin datamapping, procesinrichting, datakwaliteit en beveiliging een grote rol spelen. Door hier vooraf goed over na te denken, voorkom je inefficiëntie en zorg je voor een soepele samenwerking tussen systemen.

Wil jij weten hoe jouw systemen slimmer en effectiever gekoppeld kunnen worden? Neem contact op en ontdek de mogelijkheden!