Kennisbank

Het digitaliseren van data, hoe ga je te werk?

Digitalisering is het overzetten van informatie naar digitale vorm. Snelle, slimme en geautomatiseerde processen vallen of staan met een goede inrichting van je data. Data moet namelijk digitaal beschikbaar zijn, zodat ‘de computer’ er uiteindelijk mee kan gaan werken. Simpelweg: informatie uit je archiefkast in je systemen verwerken....

Heb jij nog aardig wat informatie ( hierna data) in de archiefkast staan? Dan is het zaak te bekijken hoe je deze data digitaal kan gaan verwerken. Voordat je goed kan inschatten welke data je nodig hebt om je processen te digitaliseren, maak je een flowchart van het proces zelf. Deze flowchart geeft een goed beeld welke stukjes data er door het hele proces heen gaan.

Bijvoorbeeld: Orderinformatie

Het proces van een order binnen een organisatie start met een email die binnenkomt van een klant met een order. Om deze order in je ERP of bestelsysteem te verwerken, heb je informatie nodig. Denk hierbij aan:

  • Klantnaam
  • KVK nummer
  • BTW nummer
  • Factuuradres
  • Afleveradres

Maar om de order te verwerken, heb je ook de productinformatie nodig:

  • Artikelnummer
  • Prijs
  • Aantal

Stel dat jouw afdeling orderinvoer alles handmatig invoert en dat je deze orderstroom wilt digitaliseren en automatiseren, door een tool die e-mails kan uitlezen.. Dan dien je dus al deze stukjes informatie in je digitale systemen te hebben staan. Heb je deze informatie niet in je systeem staan, kan de computer geen match maken tussen de informatie in de e mail en jouw bestelsysteem. Je moet dus alle informatie digitaliseren.

Het digitaliseren van data kan enorm veel tijd in beslag nemen. Wil je efficient digitaliseren? Bekijk dan eerst welke data je nodig hebt voor de meest cruciale en primaire processen en digitaliseer deze data eerst. Je maakt als het ware een stappenplan voor het digitaliseren van informatie.

  1. Primaire data: dit is data die je nodig hebt om je processen uit te kunnen voeren. Zonder deze data kun je het process niet uitvoeren. Bijvoorbeeld een factuuradres, afleveradres, klantnaam of artikelnummer en artikelnaam.
  2. Secundaire data: Deze data verrijkt de primaire data. Denk hierbij aan verschillende contactpersonen binnen een organisatie of de details van een artikel.
  3. Optimalisatie data: Deze data gebruik je om je processen verder te optimaliseren. Denk hierbij aan het categoriseren van bepaalde contactpersonen van een organisatie, zodat je bij een mailing echt enkel de inkopers mailt.

Als je data goed verwerkt in je systemen, kun je het gebruiken om processen te optimaliseren, automatiseren en sneller en efficiënter te werken. Het vergt echter wel een goede data inrichting. Let hierbij ook op de kwaliteit van je data.

Als je een data driven organisatie wilt worden, dien je goed na te denken over een ‘data officer’. Iemand die bijhoudt welke data toegevoegd wordt aan systemen, hoe er met data omgegaan moet worden en die de data zelf ook up to date houdt. Nadat je alle data hebt gedigitaliseerd is het zaak om alles goed bij te houden, zodat je geen vervuiling van verkeerde informatie in je systemen krijgt.

Heb jij nog veel data in je archiefkast staan? Of wil je weten hoe je data op een goede manier in jouw systemen verwerkt? Laat ons jou bellen! Laat je gegevens hier achter.

Lees ook.