Kennisbank

Hoe kun je jouw werk automatiseren?

Door processen te automatiseren kun je handmatige handelingen elimineren en efficiënter werken. Voorwaarde voor het automatiseren van bedrijfsprocessen is een goede data inrichting en digitalisering van je data.

Waarom is het wijs om te automatiseren?

Handmatige handelingen kosten vaak tijd en zijn foutgevoelig. Door te automatiseren elimineer je deze kostbare handmatige handelingen en reduceer je de kans op fouten. Je wordt sneller en efficiënter. Automatiseren kan in veel verschillende vormen, bijvoorbeeld door orders automatisch in te lezen in je erp systeem. Maar automatiseren kan ook efficiëntie opleveren doordat je automatische meldingen doorstuurt naar je collega’s of zorgt dat bepaalde documenten altijd automatisch bijgewerkt worden op verschillende plekken.

Hoe ga je te werk?

Je start met een GAP analyse, die duidelijk het verschil weergeeft tussen de huidige en de ideale situatie. Deze analyse is je basis voor het te automatiseren werk. Je kan hier namelijk precies aangeven welke zaken nog niet geautomatiseerd verlopen. Teken voordat je gaat automatiseren altijd eerst het gehele proces uit, zodat je hierna precies kan zien wat je geautomatiseerd wilt hebben. Check ook de randvoorwaarden die je aan je GAP hebt gegeven.

Bij het automatiseren van processen moet je goed nadenken wat je precies wilt dat er gebeurt. Zonder een duidelijke richtlijn kun je namelijk geen goede automatisering starten.

Voorbeeld:

Je wilt dat personen die jouw contactformulier invullen direct in je Email Marketing Systeem komen met een tag ‘aangemeld via contactformulier’. Je hebt hiervoor data nodig en een trigger.

De data is hierin de gegevens die een persoon invult op een contactformulier. De trigger is het drukken op de knop ‘verstuur’.

Als je de automatisering vervolgens uit zou schrijven, zou je dat als volgt kunnen doen:

‍Als contactformulier is ingevuld en verzonden / <trigger> = verstuur / dan = plaats contact in mailinglist met tag <aangemeld via contactformulier>

Om deze automatisering te maken dien je de volgende stappen te nemen:

  1. Bepaal de ingevulde data (in dit voorbeeld: naam, mailadres, bedrijf)
  2. Maak een tag aan in jouw Email Marketing Systeem
  3. Verbind de twee via een automatiseringstool, zoals bijvoorbeeld Zapier

Wat kan het gevolg zijn van een goede automatisering?

Goed ingerichte automatiseringen zijn enorm waardevol en door middel van data en triggers ervoor zorgen dat jij geen gegevens zelf van A naar B hoeft te transporteren. De computer doet het werk en jij kan je bezighouden met andere zaken.

Meer weten of hulp nodig bij het automatiseren van processen? Neem contact op met ons via info@weprocess.nl!

 

Lees ook.