Kennisbank

Waarom een grondige analyse de start is voor efficiënter werken en het besparen van kosten

Waar start je als je jouw processen efficiënter wilt inrichten? Wat moet je doen om te zien waar en hoe je processen kan automatiseren? De start (en kracht) voor efficiënter werken en het automatiseren van processen ligt in een goede basis analyse. Wat is je huidige situatie? Waar wil je in de toekomst naartoe? En hoe gaan we jouw GAP aanpakken?

Start met het huidige.

Hoe zien jouw processen er nu uit? Welke systemen en tools gebruik je? Hoeveel handmatige handeling zit hier nog tussen? Het is niet vreemd dat veel bedrijfsprocessen nog handmatige handeling bevatten, aangezien veel bedrijven niet mee hebben kunnen groeien met de snelle digitale ontwikkelingen van de afgelopen jaren. Maar dat betekent niet dat je het niet beter, sneller, goedkoper en efficiënter kan doen.

Vaak krijgen handmatige handelingen binnen processen bestaansrecht, omdat ‘het nou eenmaal zo gaat’ en er eigenlijk niemand heeft gekeken of het anders kan. Als iets werkt, voelen we de pijn niet en zullen we er vrede mee hebben dat we het op die manier voortzetten.

Onze procesanalyse start altijd met kijken naar het nu, waarin wij o.a. deze belangrijke vragen stellen:

  • Hoeveel tijd ben je kwijt met handelingen die nu nog handmatig doet?
  • Waarom heb je deze handelingen nog niet geautomatiseerd?
  • Wat zijn de kosten van deze processen en wat leveren ze op?
  • Welke systemen en tools zet je nu in voor deze processen?

De toekomst.

Waar ben jij over vijf jaar? Meer omzet? Meer personeel? Meerdere vestigingen of magazijnen? Je kan geen goede digitalisering en automatisering inzetten als je niet weet waar je wilt zijn over minimaal vijf jaar. Vooral als je moet gaan kiezen voor nieuwe systemen en tools, dien je het toekomstplaatje heel goed in je achterhoofd te houden.

Kies je namelijk voor een partij die niet meer doorontwikkeld, dan loop je ongetwijfeld vast na een aantal jaar. Gevolg? Hoge kosten voor development om de boel draaiende te houden, terwijl het systeem waar je mee werkt al niet meer in ontwikkeling is. Of, nog erger, een partij die geen development wil doen voor je, omdat je met verouderde systemen werkt.

Weinig keuzes zijn voor eeuwig, zo ook jouw keuze voor systemen en tools. Je bent altijd in de gelegenheid hierin een verandering aan te brengen. Maar verandering kost tijd en geld en kan je klanten kosten als je het verkeerd aanpakt.

Drie belangrijke vragen die je jezelf moet stellen voor de toekomst:

  • Hoe ziet de toekomst eruit? Qua mensen, systemen en processen?
  • Aan welke zaken zou je het liefst in de toekomst zo weinig mogelijk tijd meer besteden?
  • En, waarom?

‘Closing the gap’.

Je weet waar je nu staat en je weet waar je in de toekomst naartoe wilt. Hoe ga je jouw GAP dichten? Het gat tussen deze twee is enorm belangrijk. In deze fase ga je namelijk kritisch bekijken of je huidige systemen en tools nog wel kunnen voldoen aan jouw toekomstbeeld. Is het tijd om een switch te maken tussen systemen? Of kun je met de huidige systemen blijven werken? En als je voor nieuwe systemen kiest, welke zijn het dan?

Drie vragen die van belang zijn voor ‘closing the gap’:

  • Welke data heb je nodig om jouw processen te automatiseren?
  • Is deze data al gedigitaliseerd?
  • Voldoen de huidige systemen en tools?

Een proces bestaat uit stukjes informatie die je van A naar B verplaatst. Deze stukjes informatie (data), zijn cruciaal voor het automatiseren van het proces. Zonder die stukjes informatie kan een automatisering namelijk niet plaatsvinden. Het is van groot belang om te kijken of je al die stukjes informatie die door het hele proces nodig zijn, kunt verwerken in de systemen en tools die je momenteel gebruikt.

Klinkt als ingewikkeld…

En dat begrijpen wij. Hier wil jij ook niet teveel tijd aan kwijt zijn, maar het is wel cruciaal voor je processen en de groei van je bedrijf. Wie wil er nou niet dat de computer het werk doet? Duik daarom vooral niet weg en ga niet akkoord met hoge kosten voor development, terwijl je niet precies weet waar je geld aan uitgeeft. Jij kent je processen, wij helpen je met een helder plaatje.

Kopje koffie doen?

 

Lees ook.